Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit - #2236602

Du liebst Struktur, denkst mit, handelst vorausschauend und hältst dem Management den Rücken frei – auch dann, wenn es schnell und laut wird.

Du organisierst nicht nur, du steuerst mit. Du brauchst keinen Titel, um Wirkung zu entfalten – du schaffst Klarheit, bevor andere merken, dass Chaos droht.

• Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen


• Terminplanung, Koordination von Meetings, Vor- und Nachbereitung


• Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)


• Einholen und Erstellen von Angeboten, Durchführung von Recherchen


• Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)


• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern, Partnern


• Koordination von Aufgaben über mehrere Gesellschaften hinweg


• Mitwirkung bei administrativen Prozessen rund um Immobilienabrechnungen


• Operative Zuarbeit in laufenden Projekten (z. B. Nachhalten von Deadlines, Sammeln von Unterlagen)


• Laufende Verbesserung und Strukturierung interner Abläufe

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz


• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)


• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung


• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch


• Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation


• Sicherer Umgang mit MS Office


• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität


• Wohnort im Umkreis Dortmund


• Präsenz im Büro (keine Remote-Option)

• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus


• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten


• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus


• Mitarbeitervergünstigungen – z. B. Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen


• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln


• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag


• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung


• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)

• Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung


• Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit


• Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten


• Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung


• Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung